Trong chuỗi vận hành của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử, chi phí đóng gói là một khoản mục không hề nhỏ. Nhiều người lầm tưởng rằng chi phí này chỉ đến từ giá thành vật liệu. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất nhiều sai lầm trong quá trình đóng gói có thể khiến tổng chi phí bị đội lên gấp đôi, thậm chí hơn, mà bạn không hề hay biết.
Những sai lầm này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn gây lãng phí tài nguyên và làm giảm hiệu quả hoạt động. Spack sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến nhất khiến chi phí đóng gói của doanh nghiệp bạn bị đội lên, đồng thời đưa ra giải pháp để bạn tránh mắc phải.
Các Loại Chi Phí Đóng Gói Mà Doanh Nghiệp Cần Hiểu Rõ
Để tránh sai lầm, trước hết cần nhận diện các loại chi phí liên quan đến đóng gói:
Chi phí vật liệu trực tiếp: Thùng carton, băng keo, vật liệu chèn hàng (xốp hơi, mút xốp, giấy chèn), nhãn vận chuyển, tem mác...
Chi phí nhân công: Tiền lương, phúc lợi cho nhân viên thực hiện khâu đóng gói.
Chi phí thiết bị và công cụ: Kéo, dao rọc giấy, máy cắt băng keo, máy in nhãn, máy dập khí (cho túi khí)...
Chi phí lưu trữ và quản lý tồn kho: Chi phí kho bãi cho vật liệu đóng gói và sản phẩm đã đóng gói, chi phí quản lý hàng tồn kho.
Chi phí vận chuyển liên quan: Chi phí vận chuyển vật liệu đóng gói đến kho, và đặc biệt là chi phí vận chuyển sản phẩm cuối cùng (thường tính theo trọng lượng và kích thước quy đổi của gói hàng đã đóng gói).
Chi phí phát sinh/ẩn: Chi phí xử lý khiếu nại, đổi trả hàng do bao bì kém, chi phí tái đóng gói, chi phí cơ hội khi nhân viên không tập trung vào công việc chính.
Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Chi Phí Đóng Gói Bị Đội Lên
Hiểu rõ các loại chi phí, giờ đây bạn có thể nhận diện những sai lầm thường gặp:
Lựa Chọn Vật Liệu Không Phù Hợp Hoặc Lãng Phí
Dùng quá nhiều hoặc quá ít vật liệu chống sốc:
Quá nhiều: Gây lãng phí vật liệu, làm tăng trọng lượng và kích thước gói hàng, dẫn đến chi phí vận chuyển cao hơn. Đôi khi, việc nhồi nhét quá nhiều vật liệu lại phản tác dụng, gây khó khăn khi mở hộp.
Quá ít: Không đủ bảo vệ, tăng nguy cơ hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển, dẫn đến chi phí đổi trả, đền bù cao hơn nhiều lần so với chi phí vật liệu chống sốc ban đầu.
Chọn loại vật liệu không tối ưu:
Sử dụng thùng carton 5 lớp cho hàng hóa nhẹ chỉ cần 3 lớp.
Dùng màng xốp hơi cho sản phẩm chỉ cần giấy chèn.
Mua băng keo quá dày/rộng không cần thiết.
Hậu quả: Chi phí vật liệu tăng trực tiếp, đồng thời tăng trọng lượng và kích thước gói hàng, kéo theo chi phí vận chuyển.
Kích Thước Thùng Carton Không Tối Ưu
Thùng quá lớn so với sản phẩm: Đây là sai lầm phổ biến nhất. Một chiếc thùng quá khổ buộc bạn phải lấp đầy khoảng trống bằng vật liệu chèn, làm tăng chi phí vật liệu và quan trọng hơn là tăng đáng kể chi phí vận chuyển (do các đơn vị vận chuyển thường tính phí theo "trọng lượng quy đổi" hoặc "trọng lượng thể tích" chứ không chỉ trọng lượng thực tế).
Không đa dạng kích thước thùng: Nếu bạn chỉ có một vài kích thước thùng cố định cho mọi loại sản phẩm, rất nhiều đơn hàng sẽ bị đóng gói trong thùng quá lớn, gây lãng phí.
Hậu quả: Chi phí vật liệu chèn tăng, chi phí vận chuyển tăng vọt, tốn không gian lưu trữ và kém chuyên nghiệp.
Thiếu Quy Trình Đóng Gói Chuẩn Hóa Và Đào Tạo Nhân Viên
Quy trình không nhất quán: Mỗi nhân viên đóng gói một cách khác nhau, dẫn đến chất lượng gói hàng không đồng đều. Một số gói quá kỹ, số khác lại quá sơ sài.
Thiếu đào tạo: Nhân viên không được hướng dẫn về kỹ thuật đóng gói đúng cách, cách sử dụng vật liệu hiệu quả, dẫn đến lãng phí vật liệu, thời gian và tăng rủi ro hư hỏng.
Hậu quả: Tăng chi phí nhân công (do làm việc kém hiệu quả), tăng chi phí vật liệu lãng phí, tăng tỷ lệ hư hỏng hàng hóa và chi phí đổi trả.
Bỏ Qua Tầm Quan Trọng Của Nhãn Vận Chuyển Và Thông Tin Đóng Gói
In nhãn không rõ ràng, sai thông tin: Nhãn vận chuyển mờ, nhòe, sai địa chỉ hoặc mã vạch không quét được.
Dán nhãn sai vị trí, không bảo vệ nhãn: Nhãn bị che khuất, bị ướt, bị rách.
Hậu quả: Đơn hàng bị trả lại, giao nhầm, chậm trễ, phát sinh chi phí vận chuyển lại và chi phí xử lý khiếu nại, ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu.
Không Tối Ưu Hóa Quy Trình Mua Sắm Vật Liệu Đóng Gói
Mua nhỏ lẻ, không có kế hoạch: Mua vật liệu theo từng đợt nhỏ khi cần, không tận dụng được chiết khấu khi mua số lượng lớn từ nhà cung cấp.
Không tìm hiểu nhiều nhà cung cấp: Bị giới hạn lựa chọn, không so sánh được giá và chất lượng, có thể mua vật liệu với giá cao hơn thị trường.
Hậu quả: Chi phí vật liệu tăng cao hơn mức cần thiết.
Bỏ Qua Các Chi Phí Phát Sinh Do Hàng Hóa Hư Hỏng
Đây là chi phí "đau lòng" nhất nhưng lại thường bị bỏ qua khi tính toán hiệu quả đóng gói.
Chi phí trực tiếp: Chi phí sản xuất sản phẩm mới, chi phí vận chuyển lại, chi phí đóng gói lại.
Chi phí gián tiếp: Thời gian nhân viên xử lý khiếu nại, tổn thất uy tín thương hiệu, mất khách hàng tiềm năng.
Hậu quả: Chi phí phát sinh này thường lớn hơn rất nhiều so với khoản "tiết kiệm" nhỏ từ việc đóng gói sơ sài ban đầu.
Đầu Tư Đúng Cách Vào Đóng Gói Là Đầu Tư Thông Minh
Việc nhận diện và khắc phục những sai lầm phổ biến trong quy trình đóng gói là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận. Thay vì cố gắng "tiết kiệm" bằng mọi giá và rồi phải trả giá đắt hơn gấp bội, hãy xem xét việc đầu tư vào:
Vật liệu phù hợp và chất lượng: Vừa đủ bảo vệ, vừa tối ưu chi phí.
Kích thước bao bì tối ưu: Giảm chi phí vận chuyển.
Quy trình đóng gói chuẩn hóa và đào tạo nhân viên bài bản: Nâng cao hiệu suất và giảm lỗi.
Hợp tác với đối tác đóng gói chuyên nghiệp: Nếu quy mô lớn, đây có thể là giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chi phí tổng thể.
Bao bì không chỉ là lớp vỏ bên ngoài mà còn là một phần không thể thiếu trong trải nghiệm sản phẩm và hình ảnh thương hiệu của bạn. Đầu tư đúng cách vào đóng gói chính là đầu tư vào sự an toàn của sản phẩm, vào sự hài lòng của khách hàng và vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp của bạn đã từng mắc phải sai lầm nào trong việc đóng gói? Bạn có kinh nghiệm nào để tối ưu chi phí đóng gói không?
